★ Fokus, oder immer dran bleiben
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In der Simpons Folge “Telefonieren nach hause” [deutsch, englisch] arbeitet Homer Simpson als Profikiller und führt zur Tarnung ein Doppelleben als Atomingenieur. Man hätte diese Kaltblütigkeit von Homer nicht erwartet, jedoch erklärt sein geheimes alter ego den Lebensstil der angeblich finanzschwachen Familie Simpson.
Es bleibt unklar, wie Homer seine Zeit und Ressourcen effektiv plant, so dass er sowohl die Arbeit im Kraftwerk, seine Familie als auch seine “Jobs” erledigen kann — und immer genügend Zeit für ein kaltes Bier bleibt. Homer ist einfach ein begnadeter Mensch. Für uns anderen möchte ich im dritten Artikel der Serie Arbeitsplanung vorstellen, wie ich meine Aufgaben jeden Tag effektiv angehe und mit unerwarteten Ereignissen umgehe.
Die ersten beiden Artikel der Serie haben die Werkzeuge für meine Planungen, Remember the Milk (RTM) sowie einen Terminkalender, und die Grundzüge meines Planungssystems vorgestellt. Wie jedoch geht man täglich an seine Aufgaben heran?
Mein Tag
08:00 Uhr
Mein Tag beginnt mit einer Tasse Tee und meinem Terminkalender. Als erstes gehe ich die Termine des Tages durch. Dazu gehören auch die Termine des KalendersZeit, den ich nutze, um Zeit für meine Aufgaben einzuplanen. Als zweites gehe ich durch meine Tagesliste bei Remember the Milk, um zu sehen, welche weiteren Aufgaben ich an diesem Tag bearbeiten muss.
09:00-12:00 Uhr
Die Planung meiner Tagesaufgaben erledige ich am Abend des Vortags. Auf diese Weise kann ich gleich morgens mit der Arbeit beginnen, wenn ich am produktivsten bin. Bei der Planung ist es wichtig darauf zu achten, dass die Aufgaben lösbar sind. Dazu müssen sie konkret formuliert sein. Vage Aufgaben führen dazu, dass man nicht genau weiß, wo man beginnen soll und wann man fertig ist.
Da meine Produktivität vormittags am höchsten ist, vermeide ich jede Art der Unterbrechung oder Ablenkung. Mein Instant-Messaging-Programm, mein E-Mail-Programm, sogar mein Telefon werden abgeschaltet, um diese Zeit des Tages so effektiv wie möglich zu nutzen. Es braucht Übung, der Sucht nach E-Mails zu entkommen, aber es lohnt sich.
Es gibt Tage, an denen gelingt mir konzentriertes Arbeiten nicht. Entweder ich bin müde, abgelenkt oder habe schlicht keine Lust auf meine Hauptaufgabe. An diesen Tagen gehe ich meine RTM Liste @next durch, die über das Tag @next aus allen Projekten den individuell nächste Schritt enthält. Hier kann ich mir leicht eine Aufgabe aussuchen, die auch erledigt werden muss, aber die nicht für heute geplant gewesen ist.
13:00-14:00 Uhr
Nach dem Mittagessen lese ich meine E-Mails, denn meist führen sie zu Handlungsbedarf, der meine Arbeit unterbrechen und meine Konzentration stören würde. Auf diese Weise blende ich Überraschungen und Unvorhersehbares bis zum Nachmittag aus. Es ist wichtig, sich klarzumachen, dass jeder Tag unvorhersehbare Ereignisse bringt und unsere Pläne durcheinander bringt. Indem ich nur den Vormittag verplane und in dieser Zeit äußere Störung auszublenden versuche, bleibt mir nachmittags Zeit zu reagieren und trotzdem die wichtigste Aufgabe zu lösen.
14:00-16:00 Uhr
Gegen 14:00 überfällt mich meist die Mittagsmüdigkeit und schränkt meine Leistungsfähigkeit für ein paar Stunden ein. Diese Zeit nutze ich, um die weniger wichtigen Aufgaben des Tages anzupacken: Anrufe, E-Mails, Post etc. Gibt es nichts zu tun, hilft die @next Liste, um diese Zeit sinnvoll zu nutzen.
16:00-19:00 Uhr
Am Abend werde ich wieder aktiver und meine Leistungsfähigkeit steigt. In diesen Stunden arbeite ich Liegengebliebenes auf, gehe die Notizen des Tages durch und plane den nächsten Tag.
Motivation
Natürlich laufen die wenigsten Tage so reibungslos ab, wie von mir beschrieben. Es gibt Projektphasen, in denen ich den ganzen Tag an nur einer Aufgabe arbeite und alles andere liegen bleibt. Andere Hindernisse sind Krankheiten oder schlichtweg Antriebslosigkeit. Wichtig ist es, sich klar zu machen, dass diese Hindernisse einfach zu unserem Leben dazugehören.
Mir hilft es in dieser Zeit bewusst nicht zu arbeiten. Anstatt im Büro müde und lustlos rumzusitzen, gehe ich nach hause lesen, treibe Sport, oder setze mich vor den Fernseher. Wenn der Kopf nach Entspannung verlangt, sollte man sie ihm geben. Am Abend sollte man jedoch wieder seine Gedanken ordnen und den nächsten Tag konsequent vorbereiten. Nach einer längeren Krankheit oder Urlaub stauen sich natürlich beträchtliche Berge an geplanten Aufgaben und Terminen auf. Hier hilft nur konsequent auszusortieren was unwichtig ist und mit der Planung von vorne zu beginnen.
Es ist nicht einfach, jeden Tag auf die beschriebene Weise zu gestalten. Aber es sicherlich angenehmer als vom Chef den Kopf gewaschen zu bekommen, weil man wieder einmal einen Termin verschlampt oder eine Frist nicht eingehalten hat.
Und Du? Wie strukturierst Du Deinen Tag und auf welche Weise gehst Du mit unvorhergesehenen Ereignissen um? Welche Software hilft Dir? Lass die anderen Leser teilhaben und schreib einen Kommentar!
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