★ Die ersten Schritte, oder vorausschauend arbeiten
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”Die ersten Schritte bestimmen den ganzen Weg”, so Arthur Schopenhauer. Diesem Zitat folgend ist es sinnvoll, sich zu Beginn einer neuen Aufgabe die ersten Teilschritte zu überlegen, bevor man mit der Arbeit beginnt.
Das Ziel meiner Aufgabenverwaltung ist es, meinen Geist von Ballast zu befreien. Indem ich alle Aufgaben aufschreibe, befreie ich mich von dem latenten Stress, etwas vergessen zu haben. Die konkrete Ausarbeitung von Teilschritten der Lösung gehört nicht in die Aufgabenverwaltung, sondern ist bereits Teil der Arbeit.
Vorausschauend arbeiten
Bevor ich mit der tatsächlichen Lösung beginne, überlege ich, welches die nächsten drei Teilschritte zur Lösung sind. Diese schreibe ich auf ein Post-It auf und klebe es direkt zwischen mich und meine Tastatur auf den Tisch. Auf diese Weise skizziere ich den Weg, den ich die nächsten Minuten oder Stunden gehen möchte. Ist ein Teilschritt abgeschlossen, streiche ich ihn durch.
Es passiert, dass mir während der Arbeit an einer Aufgabe einfällt, welche Teilschritte ich übersehen habe oder welche noch sinnvoll wären. Diese füge ich stets hinter den drei ursprünglichen Teilschritten auf dem Post-It hinzu. Es ist wichtig, die neuen Teilschritte am Ende einzufügen, damit man nicht “vom Hölzchen aufs Stöckchen” kommt und sich am Ende verzettelt. Der Fokus muss immer auf der ursprünglichen Aufgabe liegen und nicht auf einer perfekten Lösung für alle denkbaren Eventualitäten.
Sollte ich während der Bearbeitung unterbrochen werden, hilft mir das Post-It, dort wieder anzusetzen, wo ich unterbrochen worden bin.
Arbeitsprotokoll
Die gesammelten Post-Its geben mir am Ende meines Arbeitstages an, was ich tatsächlich abgearbeitet habe. Sie sind das Protokoll meiner Arbeit.
Versucht es selbst: Bevor Ihr eine neue Aufgabe angeht, überlegt, was die ersten Schritte zu einer Lösung sind. Schreibt sie auf und haltet Euch an den Fahrplan. Löst die Aufgabe für Euren spezifischen Kontext und vermeidet ausufernde, perfekte Allgemeinlösungen.
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