★ Überallbüro auf Reisen, oder Vorbereitungen für die Offline-Welt
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”Der Sinn des Reisens besteht darin, die Vorstellungen mit der Wirklichkeit auszugleichen, und anstatt zu denken, wie die Dinge sein könnten, sie so zu sehen, wie sie sind”. Dieses Zitat von Samuel Johnson begleitete mich auf meiner vier wöchigen Reise nach Mali, Westafrika, wo ich meine Vorstellung vom jederzeit verfügbaren Internet, mit der Wirklichkeit in einem Entwicklungsland vergleichen konnte. Welche Auswirkungen dies auf die Arbeit im Überallbüro hat und wie man allgemein auf Reisen sinnvoll arbeiten kann, stelle ich in diesem Artikel vor.
Das Überallbüro nutzt die Fähigkeiten des mobilen Internets, um überall und jederzeit die gleichen Arbeitsbedingungen wiederherzustellen. Vor Reisebeginn war mir bewusst, dass ich diese Voraussetzung in Mali nicht als gegeben annehmen konnte: Mein Überallbüro musste auf schmale Bandbreiten und unzuverlässige Verbindungen vorbereitet werden.
Balast ablegen
Je weniger Gepäck man mitnimmt, desto unbeschwerter reist man und desto leichter kommt man mit Verlust zurecht. Dennoch kann der Verlust von wichtigen Dokumenten Schwierigkeiten verursachen. Aus diesem Grund habe ich meine Flugtickets, meinen Reise- und Impfpass und alle Medikamentenbeipackzetttel eingescannt und in Evernote gespeichert. So hätte ich im schlimmsten Fall digitale Kopien sowohl auf meinem Notebook als auch im Internet abrufen können.
Automatische Werkzeuge abschalten
Ich sammele mein Wissen, verwalte meine Arbeitsvorgänge und schreibe meine Notizen ausschließlich in Evernote. Dokumente aller Art speichere ich per Dropbox. Beide Programme synchronisieren Änderungen automatisch im Internet und stellen sie meinen anderen Computern zum Download bereit, sobald sie sich verbinden. Meine Adressdaten und Kalendereinträge verteile ich mit Hilfe von MobileMe auf meine Computer.
Diese im Hintergrund arbeitenden Werkzeuge erleichtern im Alltag meine Arbeit. Sie arbeiten so zuverlässig und transparent, dass man sie leicht vergisst. Es überraschte mich sehr, als alle drei Programme plötzlich die geringe Bandbreite im Internet-Café vollständig aufbrauchten. Deshalb ist es sinnvoll die automatische Synchronisation dieser Dienste abzuschalten und sie bei Bedarf manuell auszulösen.
Die drei Werkzeuge haben sich gerade nach meiner Rückkehr sehr bewährt. In wenigen Minuten waren meine Arbeit, meine Notizen, meine Photos und Kalendereinträge vom Notebook auf alle Rechner übertragen; ohne aufwändiges Heraussuchen und Kopieren von Hand.
Selbst im Urlaub gibt es etwas zu tun
Meine Aufgabenverwaltung übernimmt Remember the Milk, das ausschließlich eine Web-Benutzeroberfläche anbietet. Diese funktioniert bei guter Internet-Verbindung hervorragend, setzt diese aber auch für die Arbeit voraus. Um auch ohne Verbindung arbeiten zu können, bietet RTM in der kostenpflichtigen Variante mit Hilfe von Google Gears* einen Offline-Modus an. Aktiviert man ihn, so werden alle Aufgaben auf den Rechner kopiert und können fortan ohne bestehende Verbindung bearbeitet werden.
E-Mails
Was für reales Gepäck gilt, kann auch auf virtuelles Gepäck übertragen werden: Je weniger Ballast man hat, desto leichter ist die Übertragung. Um bei niedriger Bandbreite und schlechter Verbindung dennoch E-Mails lesen zu können, bündele ich alle meine E-Mail-Konten in einem einzigen Google Mail Konto. So muss ich nur eine einzige Webseite aufrufen, um meine E-Mails zu lesen. Da Google Mail ein Web-Interface hat, werden nur die Nachrichten übertragen, die ich wirklich lesen möchte. Große Dateianhänge oder Werbung kann ich überspringen.
Jedoch selbst das schlanke Google Mail Web-Interface kann auf Grund seiner Web 2.0 Fähigkeit dennoch zu schwerfällig sein. Hier kann man mit Preview aus Google Mail Labs und der HTML-Ansicht Abhilfe schaffen. Google Mail Labs bietet Zusatzfunktionen zu Google Mail an, die man einzeln aktivieren kann. Die Zusatzfunktion Preview zeigt den Inhalt des Posteingangs bereits an, während das Web-Interface noch geladen wird. So sieht man schnell, ob sich das vollständige Laden von Google Mail lohnt. Das Umschalten auf die HTML-Ansicht durch den Link unterhalb der Listenansicht im Web-Interface schaltet auf eine bandbreitenschonende, Javascript-lose Ansicht um.
Die Möglichkeit mit Filtern E-Mails zu markieren erlaubt es automatisch wichtige von weniger wichtigen E-Mails zu trennen. Man kann mit Filtern Labels vergeben und E-Mails mit einem Sternchen versehen, so dass wichtige E-Mails leicht aus der Menge neuer Nachrichten herausgefischt werden können.
Nachrichten
Newsfeeds mit RSS sind das Mittel der Wahl, um auch bei niedriger Bandbreite Nachrichten und Blogs lesen zu können. Mit dem passenden News Reader werden alle neuen Nachrichten vollständig geladen, so dass man sie in Ruhe offline lesen kann. Ich nutze dafür NetNewsWire, das Bilder und Videos nicht automatisch lädt und so die Bandbreite schont. Um auf dem Laufenden zu bleiben, genügen mir die Texte allemal.
Leider verbreiten viele Blogs ihre Inhalte nur auszugsweise per RSS und man muss doch die Webseite besuchen, um den ganzen Artikel lesen zu können. Dies fällt gerade auf Reisen mit langen Offline-Zeiten sehr negativ auf.
Strom sparen
Bleibt das Notebook längere Zeit ungenutzt, so ist hilfreich es entweder ganz auszuschalten oder anstatt “Suspend to RAM” ”Suspend to Disk” zu nutzen. Dadurch bleibt die Batterie länger aufgeladen.
Fazit
Vorbereitung ist alles: Auch ohne ständige Internet-Verbindung kann das Überallbüro selbst in Mali genutzt werden. Die Flexibilität dort zu arbeiten, wo ich will, hat gerade in Mali zu neuen Ideen und Erkenntnissen geführt, die ich so nie in Deutschland, geschweige an einem festen Büroarbeitsplatz gehabt hätte. Das entspricht ganz dem, worauf uns Samuel Johnson aufmerksam machen wollte: Neue Perspektiven entdecken und die Welt mit anderen Augen sehen.
Und Du? Welche Vorbereitungen triffst Du, bevor Deine Reise beginnt, und welche Werkzeuge helfen Dir?
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