★ ScanSnap, oder der papiertragende Überallelefant
— 4 minutes read
Die Erfindung des Buchdrucks durch Johannes Gutenberg um 1442 war eine Medienrevolution und veränderte die Welt. Die Alphabetisierung begann und damit die breite Bildung der Gesellschaft. Heute sehen viele Wissenschaftler Gutenbergs Erfindung als eine der wichtigsten der Menschheitsgeschichte.
Die Auslöser der nächsten großen Medienrevolution waren der Computer und das Internet. Auch diese beiden Erfindungen veränderten die Welt, konnten das Papier aber bisher nicht verdrängen. So verbrauchten wir in Deutschland 2007 pro Kopf ca. 256 kg Papier. Dennoch ist in Zeiten des Überallbüros Papier oft unpraktisch, denn es nimmt viel Platz weg und ist schwer zu transportieren.
Das Überallbüro erlaubt es, dort zu arbeiten, wo man kreativ ist, jedoch sind Papierdokumente an einen einzigen Ort gebunden. Wie man mit Evernote und dem handlichen Dokumentenscanner S1500 von Fujitsu auch unterwegs auf seine Papierdokumente zugreifen kann, zeigt dieser Artikel.
Nicht jedes Dokument muss ins Überallbüro.
Ein Großteil unserer Korrespondenz ist papierbasiert, aber nicht jede Korrespondenz muss immer im Zugriff sein — wie viele Deiner E-Mails liest Du mehr als einmal? Ich entscheide dies anhand einer einfachen Regel: Gehört ein Dokumenten zu einem offenen Vorgang oder werde ich es vermutlich noch mal unterwegs einsehen müssen, wird es digital eingepackt. Zum Beispiel digitalisiere ich Rechnungen für Garantiefälle oder Papierbestätigungen bei Online-Vorgängen wie dem Wechsel des Stromanbieters. So halte ich alle digitalen und analogen Informationen des Vorgangs an einer Stelle zusammen. Alles andere kommt in die üblichen Ablagen. Es kostest sonst zu viel Zeit und Speicherplatz jedes Dokument zu scannen.
Die Digitalisierung muss einfach und schnell sein.
Wenn es zu lange dauert oder zu viel Interaktion erfordert, so verliere ich die Lust, mache Fehler und verzichte am Ende ganz darauf.
Der Fujitsu ScanSnap S1500 hat genau einen Knopf und er leuchtet blau — mehr nicht. Zum Starten des Scan-Vorgangs drückt man diesen Knopf. Über frei definierbare Profile der ScanSnap Software steuert man, was mit dem Scan geschehen soll. Man wählt sie leicht aus dem Menü der Taskbar (Windows) oder des Docks (Mac OS X). Diese Profile erlauben es, den Scan als JPEG-Einzelbilder, als PDF-Dokument mit mehreren Seiten und als indiziertes PDF-Dokument an beliebige Anwendungen weiterzugeben. Für die Indizierung nutzt die Software ein eigenes OCR-Modul zur Texterkennung. Damit kann man bereits sehr einfach durchsuchbare, digitale Kopien seiner Papierdokumente erstellen.
**
Der Scanner arbeitet sehr zuverlässig.
**Er scannt ein 40 Seiten Dokument beidseitig in ca. 1 min. Dabei bereiten im vorher getackerte, gelochte sowie gefaltete und verknitterte Seiten kein Problem. Der Einzelblatteinzug verrichtet in allen Situationen ungestört seinen Dienst. Die OCR-Erkennung der 40 Seiten benötigt ca. 4:30.
Das Ablegen der Dokumente im Überallbüro muss automatisch erfolgen.
Die digitalisierten Dokumente müssen überall abrufbar sein. Dafür nutze ich drei unterschiedliche Profile, die die Scans direkt an Evernote weitergeben. In der kostenlosen Standardversion **** von Evernote, werden nur JPEG-Bilder per Texterkennung untersucht. Sie genügt bei einseitigen Dokumente vollauf, jedoch wird ein mehrseitiges Dokument in viele Einzelbilder zerlegt.
Dies ist aber nicht schlimm, da man über die Funktion “Merge” Notizen zusammenlegen kann, so dass am Ende nur eine Notiz mit allen Bildern entsteht. Wichtig zu beachten ist, dass man die Notizen vor dem Zusammenlegen aufsteigend nach Datum sortiert, so dass die Reihenfolge erhalten bleibt. In der Premiumversion werden seit gestern (27.07.2009) auch gescannte PDF-Dokumente per OCR verschlagwortet, so dass die oben beschriebene Routine entfallen kann.
Egal wie Evernote verschlagwortet, die Ergebnisse stehen immer **** erst einige Minuten später zur Verfügung, da die digitalisierten Dokumente erst auf die Evernote-Server übertragen, dort per OCR untersucht und wieder zurück geladen werden müssen. Dennoch ist diese Methode praktischer, da ich die OCR-Erkennung der Scanner-Software überspringe und schneller weiterarbeiten kann.
**Die Vertraulichkeit einiger Dokumente verbietet die Übertragung zu Internet-Diensten.
** Dafür nutze ich ein spezielles Notizbuch in Evernote, dass nur lokal gespeichert wird. Dafür ist aber die OCR-Erkennung der Scanner-Software nötig.
**Das Wiederfinden der Dokumente gestaltet sich Dank der zu jeder Zeit aufrufbaren Suchfunktion von Evernote sehr einfach.
**Es genügt, aus einer beliebigen Anwendung den Hotkey zu drücken und die Suchmaske wird angezeigt und alle Dokumente können durchsucht werden.
**Es gibt den Scanner sowohl in einer Windows als auch in einer Mac OS X Variante.
** Technisch sind sie identisch, jedoch unterscheiden sie sich in der beigelegten, betriebssystemabhängigen Zusatzsoftware. Da die Windows Variante günstiger ist und alle notwendigen Treiber und Dienstprogramme inklusive Texterkennung für Mac OS X mitbringt, lohnt es sich als Mac Benutzer auf die Zusatzsoftware zu verzichten und die Windows Variante zu kaufen.
Link: Fujitsu ScanSnap S1500 (PC), Fujitsu ScanSnap S1500m (Mac), Evernote
Und Du? Wie gehst Du mit Papierdokumenten um? Welche Scanner und welche Software hilft Dir, wichtige Unterlagen zu digitalisieren? Lass die anderen Leser teilhaben und schreib einen Kommentar!
Verwandte Artikel: