★ Interview, oder Felix Govaers Organisation

Im Interview spricht Felix Govaers, Wissenschaftler bei der Frauenhofer Gesellschaft, über sein Organisationssystem. Insbesondere die ständige Fortentwicklung seines eigenen Systems und das kontinuierliche Hinterfragen alter sowie das Ausprobieren neuer Ansätze ist sein Erfolgsrezept für die persönliche Organisation.

Das Interview

1. Der Job, oder was ist Dein Tätigkeitsbereich?

In den vergangenen eineinhalb Jahren war ich als wissenschaftlicher Mitarbeiter, zur Hälfte an der Universität Bonn und zur Hälfte bei der Fraunhofer Gesellschaft eingestellt. Das war in Hinsicht auf die Organisation und Planung von Zeit und Aufgaben für mich eine beachtliche Herausforderung, da ich an beiden Instituten in Projekten mitgewirkt habe, bei einer Vorlesungsorganisation involviert war und an meiner Promotion gearbetet habe.

2. Die Herausforderung, oder was sind die wichtigsten Bereiche Deiner Planung?

Ich würde das mal salopp in Pflicht und Kür unterteilen. Die Pflicht sind selbstverständlich die obligatorischen Aufgaben, die in Projekten oder für Vorgesetzte anfallen. Weiter gehört dazu die zeitliche Planung, wann muss ich wo sein.

Die Kür ist die Organisation der restlichen Zeit. Das beinhaltet sowohl das Einplanen von langfristigen Aufgaben ohne akute Priorität, als auch das Energietanken durch Sachen, die mir Spaß machen. Der Punkt ist, dass man kreative Energie steuern, ja gar gezielt einsetzen kann und sollte. Gelingt mir das, dann macht die Arbeit großen Spaß.

Dazu gehört beispielsweise das Erstellen einer GUI. Meine Algorithmen brauchen so etwas nicht, aber es macht mir Spaß sie zu erstellen. Meist plane ich solche Spaßprojekte für 14 Uhr ein. Da ich mittags in die Kantine zum Essen gehe, bin ich ein Opfer des 14-Uhr-Tiefs. Ein Versuch anspruchsvolle Aufgaben zu diesem Zeitpunkt anzugehen würde mich nur frustrieren. Dennoch halte ich diese Lockerungsübungen optional. Je nach Gefühl setze ich sie ein oder setzte andere Aufgaben fort.

In derselben Art organisiere ich die Promotionsarbeit. Wenn über den Nachmittag hinaus noch Zeit ist, widme ich meine Konzentration dem Vorantreiben der Promotion. Allein das hehre Ziel gibt mir Motivation und damit neue Kraft.

3. Die Organisation, wie organisiert Du Dich?

Meine Termine landen über ein Outlook-Plugin oder über Apples iCal-Kalender direkt im Google-Kalender. Das ist für mich derzeit die einzige Chance, den Kalender überall und jederzeit verfügbar zu haben. Gelegentlich greife ich auch über mein Android-Telefon darauf zu. Allerdings ist dort die Bedienbarkeit noch recht mäßig, sodass ich es oft vorziehe, die Termine aufzuschreiben und dann zu übertragen. Denn  das Touchpad des G1 hakt noch ein wenig und ist bei weitem nicht so präzise wie man das von der Konkurrenz kennt. Zudem ist die Struktur der Oberfläche dort noch nicht optimal gestaltet. Im Eifer des Gefechts habe ich bereits Termine versehentlich im falschen Monat eingetragen. Dann bin ich schließlich zum analogen System zurückgewandert. Für mein nächstes Android-Telefon habe ich viel Zuversicht, dass Google nachgelegt hat. Weiter ist die SMS-Erinnerungsfunktion von Google ist wie geschaffen für mich, da mein Telefon das einzige Gerät ist, das ich definitiv an beiden Arbeitsstellen bei mir habe.

Für Aufgaben habe ich einige Konzepte von Überallbüro.de übernommen. So verwalte ich die Liste meiner Aufgaben online mit RTM. Auch hier war wichtig, hardwareunabhängig darauf zugreifen zu können. Von dort aus plane ich Aufgaben für den nächsten Tag oder die aktuelle Woche ein. RTM schickt mir zusätzlich noch eine Email mit den Aufgaben für den Tag, die ich erst schließe, wenn alles erledigt oder neu eingeplant ist.

Taggs, Prioritäten und ähnlicher Schnickschnack bringen mir persönlich dabei nichts. Ich habe Aufgaben, und die werfe ich alle in einen Topf. Meine Verwendung von RTM ist also ziemlich die einfachst mögliche. Für meine Zwecke ist das jedoch völlig passend.

Ausgezeichnet finde ich es auch dort Ideen festzuhalten. Da jede Idee erst einmal ausgemalt und probiert werden muss, ist sie zugleich eine Aufgabe. Naturgemäß zunächst ohne Deadline. So gehe ich von Zeit zu Zeit über meinen Ideenstapel auf RTM, und wenn mich die Lust packt, greife ich eine auf.

Strukturen visualisiere ich in Mindmaps. Früher habe Vym genutzt, inzwischen gefällt mir XMind besser. Mit deinem Post-its-System machst Du im Prinzip nichts anders, nur analog.

In Treffen halte ich grundsätzlich den Verlauf in Stichworten fest. Hierfür habe ich mir Symbole überlegt, die mir beim Überfliegen das Wichtige hervorheben. Ein ”!” zeigt mir z.B. eine Information an, während ein “X” ein ToDo-Icon darstellt. Diese markieren eingekreist die entsprechenden Zeilen meiner Stichworte. Weitere Symbole, die ich verwende sind ein „N“ für das nächste Folgetreffen, „D“ für eine Deadline und ein „?“ für etwas, das ich nachschlagen möchte. Diese Markierungen helfen nicht nur die richtigen Stellen schnell zu finden, sondern auch meine geschriebenen Textstücke am nächsten Tag wieder richtig zu interpretieren. Je nach Kontext, in dem wir uns befinden, interpretieren wir Informationen unterschiedlich. Symbole helfen mir quasi Missverständnisse mit mir selbst zu vermeiden.

4. Die Fehler, was läuft schief, wenn man sich organisieren will?

Ich empfinde es als die größte Herausforderung ein System zu finden und zu lernen, das für einen persönlich gut passt. Bei der Arbeit merke ich, dass sich meine Fehler in der Organisation wiederholen. Damit kann man offensichtlich auf ein unvollständiges System schließen, das meine Schwächen noch nicht wasserdicht abfängt. So lange sich Schwächen in der Organisation auftun, seien es Fehler oder redundante Arbeit, sollte man sein System überprüfen und Verbesserungsmöglichkeiten suchen. Zudem entwickelt man sich selbst über die Zeit weiter. Einerseits wird dabei vieles der täglichen Arbeit zur Routine, andererseits kommt mit der Zeit oft mehr zusammen. Die Mammutaufgabe schlechthin finde ich sowieso den Berufseinstieg (s. auch Interview mit Berufseinsteiger Jakob Bieling). Dort fehlen sowohl die Routine, als auch das Wissen um sinnvolle, ja mögliche Organisationstechniken überhaupt. Ein Student braucht für seine drei Prüfungen im Semester und seine Hilfskraftstelle keine systematische Organisation. Das ändert sich schlagartig mit dem Berufseinstieg. Meiner Ansicht nach könnten Arbeitgeber die Produktivität von Hochschulabgängern direkt steigern, indem sie zunächst Techniken, wie Du sie auf Ueberallbuero.de vorstellst, anlernen lassen.

Generell denke ich, man sollte alles mit dem Handy bedienen können. In meiner Organisation fehlen z.B. Möglichkeiten Informationen zu übertragen, wenn ich auf dem Handy Mails lese. Deadlines, Aufgaben und Termine können so im ungünstigsten Fall noch unter den Tisch fallen, da ich nichts in die entsprechenden Programme eintrage, die Mail jedoch als „gelesen“ ansehe.

5. Das System, oder welches System, Hardware, Software setzt Du ein?

Seit ich auf dem Mac arbeite, verwende ich die Standardwerkzeuge für Mails und Kalender von Apple. Auf meinem Handy läuft noch das recht frühe Android 1.5. Mein Google-Kalender ist auf dem Mac via Cal-DAV-URL eingebunden. Unter Windows binde ich ihn über das kostenlose „Google Calender Sync“ Tool in Outlook ein. Über den Erinnerungsdienst von Google werde ich an Termine jeweils mit einer SMS vorgewarnt. Aufgaben werden von Remember-the-Milk empfangen und sortiert, und auch die erinnern mich täglich mit einer Email an das Anstehende. Daten und Dokumente werden sicher und bequem per Dropbox auf verschiedene Systeme verteilt. Strukturen, Ideen und Brainstorming führen bei mir in Kombination immer zu einer Mindmap. Da finde ich alles, was ich kenne, gut. Zur Zeit benutze ich XMind wegen seiner Plattformunabhängigkeit. Für das Wenig, was jetzt noch übrig bleibt, muss Stift und Papier herhalten.

6. Dein Rat, was empfiehlst Du allen, die sich besser Organisation möchten?

Nun, dass sich jeder sein persönliches System erstellen muss, ist nichts Neues. Solange man nicht vollständig zufrieden damit ist, sollte man sich regelmäßig erkundigen was für neue Entwicklungen es gibt. Die Art und Weise, wie man Informationen handhabt, hat einen enormen Quantensprung hingelegt, seit Internet quasi überall verfügbar ist. Da lohnt es sich durchaus zu verfolgen, was Softwareentwickler daraus machen. Zudem ist es von großem Vorteil, wenn man einen Blog kennt, der darüber hinaus die sinnvolle Verwendung neuer Software zeigt, so wie Ueberallbuero.de.