★ Geregelte E-Mail-Zeiten, oder Mythen der Organisation

Homer Simpsons Fähigkeiten effizient zu arbeiten habe ich bereits mehrfach als leuchtendes Beispiel auf ueberallbuero.de beschrieben. Eine ganz besondere ist seine Konzentrationsfähigkeit. Homer gelingt es auf geradezu zen-buddistische Art jegliche äußeren Reize zu ignorieren. Dies spiegelt sich schon in einfachen Zitaten von Homer wieder: ”Kann nicht sprechen … esse” oder ”Kann Familie nicht töten … esse“.

Mir fehlt diese Stärke und so muss ich mich täglich neu überwinden konzentriert zu arbeiten. Doch wie geht das in Zeiten von E-Mail und Instant-Messaging? Oft lese ich den Ratschlag, diese Reizquellen nur zu geregelten Zeiten zuzulassen, wie zum Beispiel in dem Blog von David Gerlach und Angelika Stein ”Die Ordnungsprofis“. Sie schlagen vor, nur morgens, mittags und eine Stunde vor Feierabend E-Mails zu bearbeiten.

Ich glaube, diese Strategie greift zu kurz und ist im Überallbüro unrealistisch. Wieso und wie man dennoch konzentriert an einer Aufgabe arbeiten kann, zeige ich in diesem Artikel.

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Die Realität

Es ist natürlich richtig, sich nicht permanent von neuen E-Mails ablenken zu lassen. Jedoch ist es selten mit dem bloßen Lesen einer E-Mail getan. Häufig enthalten E-Mails Handlungsaufforderungen, die nicht in kurzer Zeit bearbeitet werden können. E-Mails der Art “Welche Kundennummer hat Herr Mustermann” sind eher eine Seltenheit für Knowledge-Worker. Viele E-Mails kann ich erst nach einiger Recherche, Nachdenken oder Gesprächen mit Kollegen beantworten.

Aber E-Mails haben für uns Knowledge-Worker eine Bedeutung über bloße Nachrichten hinaus. Im E-Mail-Archiv sind viele Informationen gespeichert, auf die man während der täglichen Arbeit zugreifen muss. Ein Abschalten des E-Mail-Programms kommt damit nicht in Frage. Ferner vernetzen uns E-Mails und in zunehmende Maße auch Instant-Messaging uns mit der äußeren Welt. Wir können viele Aufgaben nicht mehr unabhängig von unseren Kollegen lösen. Auch deswegen ist es schwierig, das E-Mail-Programm gänzlich zu schließen.

Nicht ausreichende Strategie

Würde ich der vorgeschlagenen Strategie folgen, nur morgens, mittags und abends E-Mails zu bearbeiten, so wäre vermutlich schon nach dem morgendlichen E-Mail-Check mein Vormittag blockiert — und vormittags bin ich am produktivsten. Zusätzlich führt sie am tatsächlichen Problem vorbei. Es gibt neben E-Mails auch noch Telefon, SMS, Chat, Kollegen, die ein und aus gehen etc.

Persönliche Disziplin

Der 3x-am-Tag-Ansatz mag vielen helfen, die jeden Tag ähnliche E-Mails und Aufgaben bearbeiten, jedoch gelten für uns Knowledge-Worker andere Bedingungen. Wir müssen kommunizieren, wir fragen nach, wir tauschen uns aus und warten auf die eine wichtige E-Mail, um die aktuelle Aufgabe beenden zu können. Dies kann nicht nach dieser Strategie erfolgen.

Diese und ähnliche Strategien versuchen meinst etwas zu ersetzen, das viel hilfreicher, aber schwerer einzusetzen ist: Disziplin. Die Selbstdisziplin zu Widerstehen, jedem neuen Reiz nachzujagen ist zwar schwieriger, aber weitaus effektiver und für alle Arten von Störungen hilfreich.

Offline Welt

Der Grundgedanke des 3x-am-Tag-Ansatzes ist dennoch richtig. Möchte man sich voll und ganz einer Aufgabe widmen, so ist es oftmals hilfreich, Störquellen zu beseitigen und einfach mal offline zu sein. Jedoch sollte dies nicht nach einer starren Regel erfolgen, sondern unserer persönlichen Arbeitsweise entsprechen, wo und wann man es gerade braucht.

Auf diese Weise ist auch dieser Artikel entstanden: Zuerst sammelte ich alle notwendigen Bilder und Notizen, übertrug sie in eine neue Evernote-Notiz und schrieb danach dediziert in der Offline-Welt.

PS Ich schalte die Anzeigen der Anzahl ungelesener E-Mails in meinem E-Mail-Programm ab, so dass die Versuchung nachzuschauen gering bleibt.

Und Du? Wie beugst Du der Ablenkung durch E-Mails etc vor? Welche Software hilft Dir ? Lass die anderen Leser teilhaben und schreib einen Kommentar!

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