★ Das Archiv, oder wie man E-Mails nicht organisiert

Das Parkinsonsches Gesetz besagt, dass die Zeit zum Erledigen einer Aufgabe mit der dafür zur Verfügung stehenden Zeit wächst. Zu dieser überraschenden Erkenntnis kam der Soziologe Cyril Northcote Parkinson bereits während der vierziger Jahre des letzten Jahrhunderts. Eine direkte Ableitung seines Gesetzes besagt, dass die Verwaltung einer Organisation die Tendenz habe, beliebig zu wachsen. Ab einem gewissen Punkt beschäftigt sich die Verwaltung ausschließlich mit sich selbst: Sie erzeugt und verschiebt nur noch eigene Aktenstapel und ist damit voll ausgelastet.

Wenn ich meinen täglichen E-Mail-Eingang betrachte, so habe ich manchmal das Gefühl, Teil einer solchen Verwaltung zu sein. E-Mails sind schnell, billig und unidirektional. Es ist viel leichter, eine E-Mail zu schicken als selbst nachzudenken, selbst zu recherchieren und sogar selbst zu entscheiden. Dennoch sind E-Mails ein sehr nützliches Werkzeug und mit der Zeit entsteht in jedem Postfach eine beträchtliche Wissensdatenbank. Doch wie organisiert man diese Wissensdatenbank, wie zapft man sie schnell an? In diesem Artikel stelle ich vor, wie ich meine E-Mails verwalte, ohne den Überblick zu verlieren.

Früher habe ich versucht, diese Fragen mit Ordnern zu beantworten. Für meine Kunden, meine Freunde, meine Kochrezepte, meine Service-Anfragen etc. gab es jeweils einen Order, in dem ich jede E-Mail nach der Bearbeitung einsortiert habe. Suchte ich ein Kochrezept, so konnte ich direkt im dazugehörigen Ordner nachschauen.

Diese Ordnerstruktur neigt jedoch dazu zu wachsen und mit zunehmender Anzahl an E-Mails sucht man immer länger. Die liegt daran, dass dieser Ordnungsansatz von zwei falschen Annahmen ausgeht:

1. E-Mails lassen sich genau einer Kategorie zuordnen.
2. E-Mails behandeln immer nur ein einziges Thema

Gehört ein Kochrezept von Michael in den Ordner Michael oder Kochrezepte? Oder doch in den Ordner Kochabendplanung, weil Michael gleichzeitig zum Rezept auch einen Termin für das Nachkochen vorschlägt? Egal wie ausgefeilt die Ordnerstruktur auch ist, sie scheitert grundsätzlich an diesen falschen Annahmen.

Moderne E-Mail-Programme wie Apples Mail oder Mozillas Thunderbird erstellen über alle E-Mails einen Volltextindex. Das heißt, eine E-Mail lässt sich nach allen Wörtern und sogar Eigenschaften wie Sender, Empfänger, mit oder ohne Anhang, Datum etc. suchen. Ich kann damit meine E-Mails nach allen Kategorien und nach allen Themen durchsuchen. Aus diesem Grund gibt es in meinem E-Mail-Programm nur einen einzigen Order: Das Archiv. In diesen Ordner kommen alle E-Mails, die bearbeitet worden sind.

Natürlich gestaltet sich die Suche nach E-Mails nicht einfach. Ist der Suchbegriff zu allgemein, findet man zu viele E-Mails. Ist er zu speziell, findet man nicht alle relevanten E-Mails. Dennoch ist die Suchzeit sehr viel geringer als die Zeit, die für das Einzusortieren und Wiederauffinden anfällt. Bestes Beispiel für dieses Verfahren ist Google-Mail, das von Anfang an ohne Ordner entwickelt worden ist.

Probiert es doch mal aus. Aber keine Schummeleien: Damit dieses Verfahren funktioniert, muss man den gedanklichen Schritt machen und die Ordner aufgeben; sonst klickt man sich doch wieder nur durch seine Ordnerstruktur.

Übrigens kommen auch alle meine gesendeten E-Mails ins Archiv. Mit Hilfe der Ansichtsoption “Nach Themen gruppieren” werden von mir geschriebene E-Mails passend mit den empfangen E-Mails angezeigt, so dass es leicht möglich ist, einen Gesprächsverlauf zu rekonstruieren.

Und Du? Wie organisierst Du Deine E-Mails? Welche Software hilft Dir? Lass die anderen Leser teilhaben und schreib einen Kommentar!