★ Arbeitsplanung, oder das Was und Wann

Homer Simpson ist ein viel beschäftigter Mann. Obwohl er allgemein als unterbelichtet gilt, war Homer bereits Sicherheitsfachmann in einem Atomkraftwerk, NASA Astronaut, Bodyguard, Fahrzeugentwickler, Profikiller, Internet-Service-Provider, Mafiaboss und Polizeichef [(engl.)]. Man kann sich vorstellen, dass es eine schwierige Herausforderung ist, diese vielen Tätigkeiten unter einen Hut zu bringen ohne etwas zu vergessen.

Wie Homer Simpson dies bewältigt ist sein Geheimnis. Jedoch auch unsere tägliche Arbeit ist meist so umfangreich, dass ohne Koordination Aufgaben verloren gehen. In diesem Artikel als Teil der Serie Arbeitsplanung beschreibe ich, wie ich sowohl meine Projekte und Aufgaben, als auch meine Zeit plane, ohne dass Aufgaben vergessen werden. Im ersten Teil dieser Serie ”RTM, oder denk an die Milch” habe ich  gezeigt, wie man seine Aufgaben ortsunabhängig und jederzeit zugreifbar verwaltet.

Grundsätzlich gibt es bei der Arbeitsplanung zwei Dinge zu verwalten: 1. Die Arbeit, welche man erledigen möchte und 2. die Zeit, die man dafür braucht.

Es geht sicherlich vielen Lesern so wie mir, ich arbeite selten an nur einem Projekt, sondern habe immer mehrere Baustellen. Um keine Aufgabe zu vergessen, ist die erste Regel der Arbeitsplanung das Aufschreiben. Aufgaben müssen festgehalten werden, denn sonst fallen sie, wie ein Stapel Papier vom übervollen Schreibtisch, aus unserem Gehirn heraus. Um die Übersicht über meine Aufgaben zu behalten, ist die zweite Regel der Arbeitsplanung das strukturierte Ablegen der festgehaltenen Aufgaben. Dazu nutze ich ein dreigliedriges System. Eine Aufgabe ist immer Teil eines Projektes, welches immer Teil eines Ziels ist.

Natürlich kann man bei größeren Projekten nicht alle Teilaufgaben von Anfang an konkret benennen, da sich das Projekt entwickelt und man viele Probleme und Aufgaben noch gar nicht kennt. Man sollte ruhig alle Aufgaben, wie vage sie auch sind, festhalten und ablegen. Sie werden sich mit Fortschreiten der Projektzeit konkretisieren. Wichtig ist es aber, dass man die nächste Aufgabe, den nächsten Schritt konkret benennen kann. Nur eine konkrete, lösbare Aufgabe kann auch abgearbeitet werden. Deswegen ist Regel drei das Sicherstellen einer lösbaren, konkreten Aufgabe, die man als nächsten Schritt eines Projektes abarbeiten wird.

Für die Verwaltung meiner Aufgaben nutze ich Remember the Milk. Remember the Milk zwingt keine Organisationsmethoden auf, sondern passt sich meiner persönlichen Art so wie ich es brauche an. RTM kennt nur Aufgaben, die man mit Tags leicht strukturieren kann. Ziele lege ich durch eine Aufgabe an, die als erstes Zeichen ein ’+’ hat. Zum Beispiel +eigadget. Die Projekte eines Ziels tragen als erstes Zeichen ein ’.’ im Namen: Zum Beispiel .eiartikel. Dieses Projekt-Tag wird an alle Teilschritte des Projekts vergeben. Die als nächste zu lösende Aufgabe wird mit dem Tag _@next markiert. Dadurch kann man sich die nächsten Schritte aller Projekte leicht aufzeigen lassen.

Sind alle Aufgaben erledigt, lösche ich die verbleibende Projektaufgabe und schließe das Projekt damit ab.

Die Zeit

Neben der Verwaltung der Aufgaben muss man ebenfalls planen, wann die Aufgaben erledigt werden sollen. Kleinigkeiten, wie das Vereinbaren eines Arzttermins, kann man zwischendurch machen, aber komplizierte Aufgaben wie das Schreiben eines Artikels benötigen dedizierte Zeit und Konzentration.

Einmal pro Woche, meist ist dies sonntags, gehe ich meine Projekte durch und überlege, welche der nächsten Teilschritte ich in der kommenden Woche anpacken will. Fällt es mir dabei schwer, abzuschätzen wie lange ich für die Erledigung einer konkreten Aufgabe brauchen werde, verlasse ich mich auf meine Intuition. Wenn die Aufgabe innerhalb der geplanten Zeit nicht schaffe, sortiere ich sie wieder in mein System ein.

Für die konkrete Zeitplanung nutze ich einen digitalen Kalender wie Google Calender oder iCal für Mac OS X. Sie bieten den Vorteil, dass man mehrere, unabhängige Kalender definieren kann, um private von geschäftlichen Terminen zu trennen. Für die Zeitplanung setze ich einen Kalender namens Zeit ein, mit dem ich mir für jeden Tag Termine einplane, während derer ich meine Wochenaufgaben bearbeite. Für Kleinigkeiten, wie die Absprache eines Arzttermins, plane ich während des Mittagstiefs eine Stunde für Kleinigkeiten ein.

Die Arbeitsplanung

Dieser Artikel gibt eine Übersicht, wie ich versuche Homer Simpsons Emsigkeit nachzueifern. Ich nutze diese Methode auch für mein Privatleben. Natürlich ist sie meine ganz persönliche Methode und jeder sollte sich genügend Freiheit nehmen, seine eigene Methode zu entwickeln. Wenn Ihr Fragen, Anregungen oder eigene Methoden habt, dann schreibt mir oder stellt einen Kommentar ein, so dass wir unsere Methoden gemeinsam verfeinern können.

Im nächsten Artikel dieser Serie werde ich beschreiben, wie man die einzelnen Aufgaben tatsächlich umsetzt bzw. erledigt, seine Motivation dabei aufrecht erhält und was man manchen kann, wenn einem die Arbeit trotz Planung über den Kopf wächst.

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